VARAM Vienotā dokumentu vadības centra (turpmāk - VDVC) centralizētā dokumentu vadības sistēma tiks veidota kā valsts pārvaldes koplietošanas risinājums, kas uzlabos procesus un nodrošinās vienotu, drošu un efektīvu dokumentu apriti iestādēs, atbilstoši normatīvajiem aktiem un arhīvu pārvaldības prasībām. Pāreja uz centralizēto dokumentu vadības sistēmu notiks pakāpeniski, respektējot esošo sistēmu pieejamību iestādēs. Šī sistēma kalpos kā starpnozaru dokumentu pārvaldības tehnoloģiskais pakalpojums, nodrošinot centralizētu pārraudzību - tostarp datu drošību, pieejamību, sistēmas veiktspēju, funkcionalitātes attīstību, lietotāju atbalstu un atbilstību normatīvajiem regulējumiem (piemēram, Arhīvu likumam, Eiropas Parlamenta un Padomes Regulai (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula), MK 2024. gada 7. maija noteikumiem Nr. 282 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi"). Plānota integrācija: DDAP (Dokumentu un datu arhivēšanas platforma), UR (Uzņēmumu reģistra dati), HORIZON un potenciāli integrējamām TM resora informācijas sistēmām, kā arī iespēja eksportēt strukturētus dokumentus un metadatus arhīva vajadzībām.

VARAM VDVC jau šobrīd sniedz dokumentu pārvaldības pakalpojumu VARAM resora iestādēm, Valsts administrācijas skolai un Tieslietu akadēmijai, izmantojot DVS "Namejs" Taču, līdzīgi kā vairums iestādēs, uz šo brīdi dokumentu pārvaldības sistēma nav vienota, dokumentu pārvaldības procesi nav standartizēti, tie tiek organizēt atbildoši katras iestādes izpratnei un digitalizācijas briedumam. DVS sistēmas funkcionalitāte ir nepilnīga, tā nenodrošina mūsdienīgu informācijas apriti starp iestādēm.

Šis projekts ir aktivitātes pirmais posms, kurā, pielietojot pielāgotu centralizētu dokumentu vadības sistēmas risinājumu, tiks veikta dokumentu pārvaldības centralizācija TM resorā. Sistēmas arhitektūra tiek veidota ar ilgtermiņa mērķi izmantošanai valsts pārvaldēs iestādēs

Galvenās darbības:

1. Lietotāju vajadzību analīze; procesu analīze, procesu pilnveidošana, automatizācija;

2. Centralizētas dokumentu vadības sistēmas (turpmāk - DVS) koncepcijas un arhitektūras izstrāde;

3. Biznesa procesu un biznesa prasību, DVS tehniskās specifikācijas izstrāde;

4. DVS risinājuma iepirkšana un konfigurēšana atbilstoši projekta prasībām;.

5. DVS lietotāju apmācības un atbalsta mehānisma izveide;

6. DVS risinājuma, testēšana un ieviešana TM resorā.

Īsi apraksta projekta īstenošanas nepieciešamību - risināmo problēmu.
(ne vairāk kā 2000 rakstu zīmes)

norāda dokumentu un prasību vai atsauci uz 5.1.2. punktu, ja tur norādīts;

norāda konkrētu punktu, ja attiecināms;

Kā minēts Valsts pārvaldes modernizācijas plāna 2023.-2027. gadam (apstiprināts ar MK 2023. gada 8. maija rīkojumu Nr. 240) 6.4. sadaļā, atbalsta funkciju standartizācija un centralizācija spēj gan sniegt ekonomiskus ieguvumus (tas visbiežāk ir galvenais rosinātājs pāriet uz atbalsta funkciju centralizāciju), gan uzlabot pakalpojumu kvalitāti un efektivitāti. Primāri projekta ekonomiskie ieguvumi balstās uz amata vietu (slodžu) ietaupījumu, kas rodas, digitalizējot procesus un automatizējot administratīva rakstura darbības

1. Dokumentu un saistīto datu plūsmas efektivitātes veicināšana starp iestādēm un nozarēm;

2. Radīti priekšnoteikumi uz pierādījumiem balstītai pārvaldībai, datu analītikai un digitālām inovācijām nodrošinot starpiestāžu koplietošanas pakalpojumu.

Kas veicina šādu ES prasību ievērošanu:

Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2022/868 (2022. gada 30. maijs) par Eiropas datu pārvaldību un ar ko groza Regulu (ES) 2018/1724 (Datu pārvaldības akts)

Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2023/2854 (2023. gada 13. decembris) par saskaņotiem noteikumiem par taisnīgu piekļuvi datiem un to lietošanu un ar ko groza Regulu (ES) 2017/2394 un Direktīvu (ES) 2020/1828 (Datu akts);

Sistēma tiek noteikta kā paaugstināta drošības informācijas sistēma atbilstoši MK 25.06.2025. noteikumiem Nr. 397 "Minimālās kiberdrošības prasības" Drošības klase - A, Pieejamība - B klase, integritāte - A klase, Konfidencialitāte - A.

VDVC ar sistēmu saistītā tehniskā atbalsta kompetencē un pienākumos tiktu iekļauta VDVC IS darbības un funkcionalitātes uzraudzība, ar mērķi nodrošināt nepārtrauktību, tehniskā atbalsta un konsultāciju sniegšana VDVC darbiniekiem saistībā ar VDVC IS, komunikācija ar IS piegādātāju, tostarp sistēmas uzstādīšanas un integrāciju izstrādes koordinēšana, kā arī sistēmas attīstības plānošana sadarbībā ar piegādātāju, lai attīstītu sistēmas efektivitāti, automatizāciju un paplašinātu tās veiktspēju

• Netiek ievērots MK 2025. gada 30. septembra sēdes protokollēmumā "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos" (prot. Nr. 40 28. §) (25-TA-1413) noteiktais.

• Valsts pārvaldes efektivitāte netiek pilnveidota - saglabājas esošās izmaksas par sistēmu uzturēšanu, iepirkumiem, personālu. Saglabājas paralēlas, nesavietojamas sistēmas un dublēti procesi. Neefektīva nodokļu maksātāju naudas izmantošana.

• Netiek nodrošināta dokumentu pārvaldības digitalizācija un MI potenciāla izmantošana valsts pārvaldē.

(Projekta ieguvumi un lietderība tiek izteikti galvenajos lietderības aspektos, bet to sasniegšana detalizēti pamatota ar projekta ieguvumu rādītājiem (KPI))

(atzīmēt piemērojamos)

Katram 3.3. sadaļā atzīmētajam lietderības aspektam norāda vienu vai vairākus projekta ieguvumu rādītājus (KPI), kas kvantitatīvi pamato attiecīgā lietderības aspekta sasniegšanu.

* VARAM kā finansējuma saņēmējai sniegtais atbalsts nav kvalificējams kā komercdarbības atbalsts, jo tas tiks piešķirts valsts deleģētas funkcijas veikšanai

36 mēneši

(var būt vairāki varianti)

2. Projekta ieviešanas rezultātā ir radīti priekšnoteikumi vienotai digitālās dokumentu pārvaldības videi, kas veicina valsts pārvaldes digitalizācijas un administratīvo resursu centralizācijas principu ieviešanu.

3. Dokumentu pārvaldības procesu standartizācija un centralizācija vienlaikus nodrošina gan izmaksu samazinājumu, gan pakalpojumu kvalitātes un efektivitātes pieaugumu. Ekonomiskie ieguvumi galvenokārt veidojas no darba resursu (amata vietu un slodžu) ietaupījuma, kas rodas, digitalizējot procesus un automatizējot administratīvus uzdevumus.

Skaits

IKT risinājuma nosaukums

Īss apraksts³

Lietotāju skaits

(ar atšifrējumu pa lietotāju grupām)

(gads, ceturksnis)

Centralizētā dokumentu vadības sistēma tiks veidota kā valsts pārvaldes koplietošanas risinājums, kas uzlabos procesus un nodrošinās vienotu, drošu un efektīvu dokumentu apriti iestādēs, atbilstoši normatīvajiem aktiem un arhīvu pārvaldības prasībām, kā arī tiks izmantots kā datu avots un informācijas resurss vadības lēmumu pieņemšanai atbilstoši apstiprinātajam Valsts pārvaldes modernizācijas jomas mērķarhitektūras aprakstam.

Sistēmas arhitektūra tiek izstrādāta, lai nākotnē sistēmai ārējā lietotāja statusā varētu piekļūt jebkura fiziska un juridiska persona.

Skaits

Pakalpojums (pakalpojumu grupa)

Koplietošanas pakalpojumu lietotāji (institūcijas)

Norāde uz MK lēmumu par attīstības plānu

TM resors

Citas iestādes (atkarībā no MK lēmuma par VARAM sagatavoto Konceptuālo ziņojumu par vienotu dokumentu pārvaldības koncepciju valsts pārvaldē) - ārpus šī projekta tvēruma, ilgtermiņā

1) sniegts visaptverošs un neatkarīga konsultanta validēts kopsavilkums MK lēmuma pieņemšanai par nepieciešamību uzdot VARAM uzsākt dokumentu pārvaldības procesu sākotnējo izpēti valsts pārvaldē, ņemot vērā VARAM un piesaistīto konsultantu("KPMG Baltics SIA") veiktās priekšizpētes laikā identificētos trūkumus attiecībā uz dokumentu pārvaldības procesu.

2) MK līmenī nostiprināti vairāki uzdevumi VARAM attiecībā uz turpmākajiem soļiem un laika ietvaru par dokumentu pārvaldības, tostarp VDVC finansēšanas modeli un VDVC darbības modeļa pilnveidošanu valsts pārvaldē sadarbībā ar TM resora iestādēm

Skaits

Saturu raksturojošs nosaukums

Termiņš piekļuves nodrošināšanai

(gads, ceturksnis)

3

Pasākuma ietvaros plānotais kopējais finansējums ir 2 200 000,00 euro, ko veido ERAF finansējums 1 870 000,00 euro un valsts budžeta līdzfinansējums 330 000,00 euro. ERAF finansējuma intensitāte ir 85 % no projektam plānotājām attiecināmajām izmaksām.

Kopējais dokumentu pārvaldības izmaksu pieaugums Tieslietu resorā nav paredzēts. Centralizēto DVS izmantos praktiski visi TM resora darbinieki. Apkopojot faktisko informāciju (Valsts kancelejas dati uz 2025. gada oktobri) tika secināts, ka 12 Tieslietu ministrijas resora iestādēs kopumā ir 174 arhīva un lietvedības darbinieku amata vietas.

KPMG Baltics SIA pētījumā tika minēts, ka ieviešot centralizētu dokumentu vadības centru, iespējams samazināt lietvedības darbinieku skaitu līdz pat 25 %. Pieņemot, ka ne visi lietvedības un arhīva darbinieki ikdienā tieši strādā ar dokumentu pārvaldības sistēmu, tad potenciālā ieguvuma vērtība tika samazināta no 25 % uz 15 %. TM resora dokumentu pārvaldības esošo izmaksu indikatīvais apjoms 2025.gadā bija 3 310 209,00 euro.

Kopējais sistēmas lietotāju produktivitātes pieaugums ir aprēķināts 703 718,49 euro pilnā gadā.

Visā aprēķinu periodā nediskontētais ieguvums ir 7 389 044,19 euro, diskontētā vērtība ir 4 759 981,22 euro.

Plānots, ka vienotās dokumentu pārvaldības sistēmas nepārtrauktas darbības nodrošināšanas un drošības līmenis pieaugs. Esošo sistēmu nepārtrauktības īpatsvars tiek novērtēts 70,0 % apmērā, bet pēc risku mazināšanas pasākumu ieviešanas paredzēts sasniegt 95,0 %, kas nozīmē riska samazinājumu par 25,0 procentpunktiem.

Aprēķinos tiek pieņemts, ka vidēji viena gada laikā varētu notikt 0,5 nopietni kiberdrošības incidenti.

Balstoties uz šo pieņēmumu, tiek aprēķināts, ka projekta ieviešanas rezultātā ieguvumi no kiberdrošības risku mazināšanas būs 36 593,77 euro gadā (aprēķināts kā potenciālie zaudējumi × incidentu skaits × riska samazinājums), sākot no 2030. gada.

Visā aprēķinu periodā nediskontētais ieguvums ir 384 234,54 euro, diskontētā vērtība ir 247 521,76 euro.

Kvalitatīvie sociālekonomiskie ieguvumi

Vienotās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana valsts pārvaldē nodrošina stabilu un drošu dokumentu apriti, būtisku darba un laika ietaupījumu, produktivitātes un kvalitātes pieaugumu, mazāku administratīvo slogu, lielāku caurskatāmību un sabiedrības uzticēšanos, kā arī stiprinātu kiberdrošību un noturību pret krīzēm. Šie ieguvumi kopā veido ilgtermiņa pozitīvu ietekmi uz valsts pārvaldes darba efektivitāti, sabiedrības apmierinātību un uzņēmējdarbības vidi Latvijā. Sociālekonomiskie ieguvumi ir vērtējami kā nozīmīgi un ilgtermiņā pārsniedz projekta izmaksas vairākas reizes.

1. Droša un izturīga valsts dokumentu pārvaldība nodrošina pārvaldības stabilitāti un datu drošību

Vienotā dokumentu vadības sistēma ar centralizētu arhitektūru nodrošina valsts dokumentu aprites noturību, tostarp krīzes vai kiberuzbrukuma apstākļos. Platforma nodrošinās iespēju turpināt valdības un iestāžu darbu arī situācijās, kad decentralizētas sistēmas var kļūt nepieejamas. Tas ir būtiski valdības lēmumu pieņemšanas nepārtrauktības, datu drošības un sabiedrības uzticēšanās nodrošināšanai.

Ieguvumi:

• Valsts pārvaldes vadītājiem: droša un nepārtraukta dokumentu aprite ļauj nodrošināt ātrāku lēmumu pieņemšanu, samazinot kavējumus ārkārtas situācijās un ietaupot darba laiku, kas šobrīd tiek tērēts uz procesu atjaunošanu, manuālu informācijas iegūšanu un sistēmu savstarpēju saskaņošanu;

• IT un kiberdrošības speciālistiem: centralizēts drošības modelis un automatizēti aizsardzības mehānismi samazina incidentu apjomu un reaģēšanas laiku, nodrošinot līdz 30 % mazāku resursu patēriņu kiberdraudu novēršanai un incidentu pārvaldībai.

2. Mūsdienīgs arhīva modulis nodrošina digitālās arhivēšanas ilgtspēju un resursu ietaupījumu

Projekta ietvaros veidotais arhīva modulis nodrošinās dokumentu ilgtermiņa saglabāšanu atbilstoši normatīvajiem aktiem, samazinot manuālā darba īpatsvaru un nodrošinot arhīva datu vienotību un pieejamību. Tas atbalsta digitālās transformācijas, ilgtspējas un "archiving by design" principu ieviešanu valsts pārvaldē.

• arhivāriem: centralizēta un automatizēta arhivēšana samazina manuālo darbu līdz 80 %, vienlaikus uzlabojot metadatu kvalitāti un arhīva pilnīgumu;

• sabiedrībai: uzticama valsts dokumentu saglabāšana stiprina valsts administratīvo caurskatāmību, samazina juridisku strīdu risku un uzlabo vēsturisko datu pieejamību, radot efektīvākas piekļuves iespējas tiesiskajai informācijai un valsts vēsturiskajiem dokumentiem;

• valsts pārvaldei: centralizēta arhivēšana garantē vienotus datu standartus un kvalitāti visā resorā, samazinot kļūdu skaitu un nodrošinot efektīvāku datu izmantošanu dažādos pārvaldības procesos.

3. Vadības pārskati nodrošina efektīvāku procesu uzraudzību un lēmumu pieņemšanu

Vienotās dokumentu pārvaldības sistēmas vadības skaidra un vienota struktūra un datu pārskati nodrošina iestāžu vadītājiem caurskatāmu informāciju par dokumentu apriti, procesu statusu un resursu noslodzi. Tas ļauj savlaicīgi identificēt kavējumus, plānot resursus.

4. Datu analītika uzlabo procesu kvalitāti un precizitāti

Automatizēta datu iegūšana un analīze no vienotās dokumentu pārvaldības sistēmas mazina subjektivitāti un kļūdas dokumentu izstrādē, saskaņošanā un apritē. Datu analītikas rīki sniedz iespēju laicīgi identificēt tendences, riskus un pārslodzes punktus, tādējādi uzlabojot procesu kvalitāti.

5. Digitālā piekļūstamība veicina caurskatāmību un iedzīvotāju iesaisti

Vienotā dokumentu pārvaldības sistēma nodrošina plašu piekļuvi dokumentiem un lēmumiem digitālā vidē. Tas ir būtisks solis ceļā uz iekļaujošu un caurskatāmu publisko pārvaldi. Centralizēta piekļuve uzlabo administratīvo darbību un samazina manuālus procesus, samazinot administratīvās izmaksas līdz 20 % un ļaujot labāk plānot resursus digitālās pārvaldības attīstībai.

VARAM VDVC uz projekta īstenošanas brīdi apkalpo VARAM resora iestādes, Valsts administrācijas skolu un Tieslietu akadēmiju, līdz ar to ir uzkrāta nepieciešanā pieredze un izpratne par nepieciešamību pēc jauna centralizēta koplietošanas risinājuma ieviešanas. Jau šobrīd VDVC pakalpojuma sniegšanā ir iesaistīti IT, dokumentu pārvaldības un procesu vadības eksperti, līdz ar to VARAM ir pietiekama kapacitāte projekta īstenošanai.

Lai nodrošinātu projekta rezultātu sasniegšanu, projekta vadība tiks nodrošināta, piemērojot trīs līmeņu projekta pārvaldības struktūru:

• projekta uzraudzības padome;

• projekta vadības grupa;

• projekta darba grupas.

Projekta vadību nodrošinās projekta vadības personāls, tai skaitā:

• projekta vadītājs;

• IT speciālists;

• iepirkumu speciālists un citi speciālisti.

Projekta īstenošanas kapacitāte tiks nodrošināta, piesaistot:

• ārpakalpojuma sniedzējus;

• par biznesa pamatdarbības procesiem atbildīgos speciālistus;

• sadarbības partnerus.

Minētais attiecībā uz cilvēkresursu nepieciešamību nozīmē, ka projekts tiks īstenots ar projekta ietvaros paredzēto budžetu, slēdzot terminētus līgumus ar speciālistiem uz projekta īstenošanas laiku. Pēc 2029. gada nav nepieciešams nodrošināt papildu amata vietas

Sadarbības partneri norādīti šīs pases 1.2. apakšpunktā

Pirms tehniskās ieviešanas ir jābūt izstrādātam un apstiprinātam vienotam procesu, dokumentu klasifikācijas un datu struktūras ietvaram, kas kalpo kā pamats sistēmas konfigurācijai un automatizācijai.

Projekta ietvaros īstenotās darbības un aktivitātes ir saistītas ar Kultūras informācijas sistēmu centra īstenotajām SAM 1.3.1.1 projektu aktivitātēm "Dokumentu un datu arhivēšanas platformas attīstība" atbilstoši MK Digitālās modernizācijas tematiskā komitejas 2025. gada 28. oktobra sēdē nolemtajam (prot. Nr. 2 2. §)

Vārds Uzvārds

Amats

Kontaktinformācija

Aija Rūse

Aija.Ruse@varam.gov.lv; tālr. 67026407